L’Asset Management (o gestione patrimonio informatico) è il processo di monitoraggio e mantenimento delle risorse a costi contenuti. Le risorse includono tutti gli elementi di software e hardware che si trovano nell’ambiente aziendale. La gestione patrimoniale è anche chiamata gestione dell’inventario perché raccoglie tutte le informazioni hardware e software, in modo da poter risparmiare denaro evitando l’acquisto di beni non necessari. Promuove anche la raccolta di risorse esistenti. Per una gestione patrimoniale efficiente, è necessario conoscere il processo principale che è il ciclo di vita della gestione degli asset.
Ciclo di vita della gestione degli asset
La gestione del ciclo di vita delle risorse è il processo di ottimizzazione del profitto, generato dalle risorse, durante tutto il suo ciclo vita. Il ciclo di vita di una risorsa non è altro che la vita di un cespite, dalla sua acquisizione, utilizzo, gestione e manutenzione o aggiornamento, fino alla sua cessione, dismissione o smaltimento. Il ciclo di vita delle risorse consentirà all’azienda di capire la condizione futura desiderata e aiuterà a prendere decisioni sul raggiungimento di questa condizione in termini sia di attività che di costi.
Ci sono 4 stati principali nella gestione degli asset:
- Pianificazione
- Approvvigionamento
- Manutenzione
- Disposizione
1.Planning
La pianificazione nella gestione patrimoniale consiste nel garantire i servizi e le strutture necessarie di un’organizzazione in cui un certo numero di risorse è co-dipendente e deve collaborare per fornire uno standard di servizio concordato. Conoscere le condizioni di tutte le risorse fornite sarà una sfida. Ma è necessario comprendere in quale stato si trovano attualmente le risorse per svolgere la funzione prevista.
2.Procurement
L’approvvigionamento comporta il processo di selezione dei fornitori, definizione dei termini di pagamento, selezione della strategia, negoziazione ecc. Viene utilizzato per ottenere nuovi beni per l’azienda in base alla decisione presa in stato di pianificazione. Offre la possibilità di eseguire le seguenti funzioni:
- Attività di approvvigionamento
- Trattativa
- Creazione e gestione ordini di acquisto
- Creazione e gestione ordini di trasferimento
- Consegna risorse
3.Maintenance
La manutenzione è il processo per migliorare la disponibilità, la sicurezza, l’affidabilità e la qualità delle risorse che possedete ed è un processo continuo. Nella tua azienda, tutti i pezzi di equipaggiamento non sono ugualmente importanti e non tutti richiedono lo stesso grado di manutenzione. Questo è uno stato molto complicato quando si tratta della grande organizzazione.
4.Disposizione/Cessione/Smaltimento
Una cessione è un atto per sbarazzarsi dei cespiti. È necessario disporre di un documento che contenga l’identificazione di tutte le attrezzature distrutte, la data in cui sono state distrutte e come sono state smaltite.
Esistono diversi approcci che è necessario combinare nella propria organizzazione, a seconda delle risorse, delle dimensioni, ecc. Le pratiche di gestione degli asset efficaci possono aiutare ad ottenere il risultato desiderato. Pertanto, è essenziale disporre di un software che garantisca l’aggiornamento, la sostituzione e la cessione adeguati di un bene. Sì, solo con questo software di gestione patrimoniale sarà possibile. Le seguenti sfide dei vari dipartimenti possono farti capire più in profondità.
Le sfide
Ogni dipartimento ha le sue sfide. La gestione degli asset arriva per superare tutte queste sfide all’interno della tua organizzazione. Il dipartimento aziendale che in genere si occupa dell’Asset Management è:
IT Helpdesk
L’infrastruttura IT non è altro che un mucchio di apparecchiature o risorse hardware e software. Naturalmente, ci sono moltissime configurazioni, connessioni e personalizzazioni che saranno fatte funzionare dall’IT per l’azienda. Elenchiamo alcune delle principali sfide in questo dipartimento.
Gestione delle scorte
La più grande sfida della piccola organizzazione è che non hanno un buon inventario delle risorse. Senza un inventario, potresti perdere informazioni vitali su ciò che esiste sulla tua rete e su chi possiede quali risorse, ecc. La gestione delle informazioni sulle risorse sarà più sfidante se stai utilizzando un foglio Excel o qualsiasi applicativo di asset management.
Aggiornamenti e modifiche o riparazioni fatte agli asset
Qualsiasi componente IT, sia esso hardware o software, ha una data di scadenza. Quindi devi sostituire quello attuale che sta per scadere. Tracciare e mantenere i cambiamenti nelle attrezzature delle attività e le riparazioni / modifiche apportate alle risorse diventano quasi impossibili senza un sistema di gestione delle risorse.
Cecità e previsione del bilancio
Quando non sai cosa esiste nella tua infrastruttura IT, diventa più difficile determinare cosa acquistare e quanto acquistare, perché non sai cosa è disponibile. È uno dei compiti più difficili identificare il reale bisogno all’interno di una azienda, soprattutto se è di medie grandi dimensioni. Se invece hai ben chiaro chi ha che cosa e a chi serve qualcosa, allora è tutta un’altra cosa!
